Procédures RH
Ouvrir les dossiers de procédures RH et parcourir les documents qu'ils contiennent
À quoi ça sert
« Procédures RH » est la porte d'entrée vers les documents de référence du service RH : règlement intérieur, notes de service, modèles de formulaire, guides d'accueil. Les fichiers restent rangés dans SharePoint ; la page en présente les dossiers utiles sous forme de vignettes, pour éviter d'aller les chercher ailleurs.
Vous ouvrez une vignette, vous parcourez le dossier, vous ouvrez ou téléchargez les fichiers. La page est en consultation : elle ne permet ni de déposer, ni de renommer, ni de supprimer un document.
Les vignettes affichées sont choisies par un administrateur du module — voir Gérer les dossiers des Procédures RH.
Concepts clés
- Dossier de procédures — une vignette de la page, qui pointe vers un dossier précis d'une bibliothèque SharePoint. Elle porte un titre, une description et une image.
- Bibliothèque de documents — l'espace de rangement d'un site SharePoint où les fichiers sont stockés.
- Fil d'ariane — la ligne de navigation en haut du contenu d'un dossier. Son premier élément, « Home », ramène à la racine du dossier ouvert.
- Affichage liste et affichage grille — les deux présentations du contenu d'un dossier. La liste est un tableau trié ; la grille montre les images en aperçu.
- Compte Microsoft — le compte avec lequel vous vous êtes connecté à Deltia. C'est lui qui détermine les documents que vous voyez, et il conditionne le téléchargement.
Comment faire
Ouvrir la page des procédures
- Dans le menu latéral, ouvrez « Ressources Humaines ».
- Cliquez sur « Procédures RH ».
La page « Ressources Humaines » s'ouvre sur « Explorez toutes nos ressources disponibles en lien avec les ressources humaines. », suivie des vignettes des dossiers.
Ouvrir un dossier
- Sur la page des procédures, cliquez sur la vignette du dossier.
Le titre et la description du dossier s'affichent en haut de page, puis son contenu : les sous-dossiers d'abord, les fichiers ensuite.
Descendre dans un sous-dossier et remonter
- Dans le contenu d'un dossier, cliquez sur le nom d'un sous-dossier.
- Pour remonter, cliquez sur le niveau voulu dans le fil d'ariane, ou sur « Home » pour revenir à la racine du dossier.
Le bouton « Précédent » du navigateur ne remonte pas d'un niveau : il quitte la page. Servez-vous du fil d'ariane.
Ouvrir un fichier
- Dans le contenu d'un dossier, cliquez sur le nom du fichier.
Le fichier s'ouvre dans un nouvel onglet, dans SharePoint.
Télécharger un fichier
- Dans l'affichage liste, cliquez sur l'icône de téléchargement dans la colonne « Télécharger ».
- Dans l'affichage grille, survolez l'aperçu d'une image et cliquez sur l'icône de téléchargement en haut à droite.
Le fichier est enregistré par votre navigateur sous son nom d'origine. Si votre compte Microsoft n'est pas rattaché, la colonne « Télécharger » et l'icône n'apparaissent pas.
Trier le contenu d'un dossier
- Passez en affichage liste.
- Cliquez sur l'en-tête « Nom », « Modifié » ou « Modifié par ».
- Cliquez une seconde fois pour inverser l'ordre.
Les dossiers restent toujours regroupés en tête, avant les fichiers.
Basculer entre liste et grille
- En haut à droite du contenu, actionnez l'interrupteur entre l'icône de liste et l'icône de grille.
L'affichage grille présente les images en aperçu et les autres fichiers sous forme de cartes. Le réglage n'est pas conservé : chaque dossier s'ouvre en affichage liste.
Référence
Colonnes de l'affichage liste
| Colonne | Contenu | Triable |
|---|---|---|
| « Fichier » | L'icône du type de fichier ou de dossier | Non |
| « Nom » | Le nom de l'élément, cliquable | Oui |
| « Modifié » | La date de dernière modification | Oui |
| « Modifié par » | La personne ayant modifié le fichier en dernier | Oui |
| « Télécharger » | Le bouton de téléchargement | Non |
La colonne « Télécharger » n'est présente que si votre compte Microsoft est rattaché.
Ce que la page permet — et ne permet pas
| Action | Possible |
|---|---|
| Parcourir les dossiers et sous-dossiers | Oui |
| Ouvrir un fichier dans SharePoint | Oui |
| Télécharger un fichier | Oui, compte Microsoft rattaché |
| Trier par nom, date ou auteur de modification | Oui |
| Rechercher un document par son nom | Non |
| Déposer, renommer, déplacer ou supprimer un fichier | Non |
| Partager un lien vers un sous-dossier précis | Non |
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Aucun dossier trouvé » / « Aucun dossier SharePoint n'a été trouvé pour cette page. » | Aucun dossier n'a encore été déclaré par un administrateur |
| « La configuration de ce dossier photo est incomplète. » | La vignette ouverte ne désigne pas de bibliothèque valide |
| « Accès refusé : vous n'avez pas les droits nécessaires sur cette ressource SharePoint. » | Votre compte Microsoft n'a pas accès à ce dossier |
| « Élément SharePoint introuvable. » | Le dossier a été déplacé ou supprimé dans SharePoint |
| « Une erreur est survenue lors du chargement du contenu provenant de SharePoint. » | SharePoint n'a pas répondu |
| « Compte Microsoft non lié. » | Téléchargement demandé sans compte Microsoft rattaché |
| « Une erreur inconnue est survenue lors du chargement des dossiers. » | La liste des vignettes n'a pas pu être chargée |
Droits sur les documents
La page n'ouvre aucun accès supplémentaire : ce sont les autorisations SharePoint de votre compte Microsoft qui décident. Un dossier déclaré par un administrateur mais interdit à votre compte affiche « Accès refusé : vous n'avez pas les droits nécessaires sur cette ressource SharePoint. »
Questions fréquentes
Puis-je déposer un document depuis Deltia ? Non. La page est en consultation seule. Déposez le fichier depuis SharePoint : il apparaîtra ici au prochain chargement du dossier.
Pourquoi le bouton de téléchargement n'apparaît-il pas ? Parce que votre compte Microsoft n'est pas rattaché à votre compte Deltia. Reconnectez-vous avec « Se connecter avec Microsoft ». Voir Connexion.
Puis-je chercher un document par son nom ? Pas dans cette page : il faut parcourir les dossiers. La recherche se fait depuis SharePoint.
Puis-je envoyer à un collègue le lien d'un sous-dossier ? Pas depuis cette page : l'adresse ne change pas quand vous descendez dans l'arborescence. Envoyez le lien de la vignette, ou celui du dossier depuis SharePoint.
Quelle différence avec le module « Sharepoint » ? « Procédures RH » ne montre que les dossiers choisis par un administrateur. Le module « Sharepoint » donne accès à tous les sites que votre compte Microsoft peut voir. Voir SharePoint.