Gérer les dossiers des Procédures RH
Déclarer les dossiers affichés dans « Procédures RH » : site, bibliothèque, dossier parent et image
À quoi ça sert
La page « Procédures RH » n'affiche pas SharePoint en entier : elle montre une sélection de dossiers, chacun présenté par une vignette avec un titre, une description et une image. Cette page d'administration est l'endroit où vous constituez cette sélection.
Vous y désignez, pour chaque vignette, le site SharePoint, la bibliothèque de documents et le dossier de départ. Le contenu, lui, reste dans SharePoint : déclarer un dossier ici ne copie rien et ne change aucune autorisation.
Elle est réservée aux administrateurs du module « Ressources Humaines ». Le résultat est visible sur Procédures RH.
Concepts clés
- Dossier déclaré — une vignette de la page « Procédures RH ». Elle n'appartient pas à SharePoint : c'est un raccourci que vous créez ici.
- Site SharePoint — l'espace SharePoint dans lequel se trouvent les documents. La liste proposée est celle des sites que votre compte Microsoft peut voir. Elle est servie par le module « Sharepoint » : pour remplir ce formulaire, il vous faut à la fois un compte Microsoft rattaché et l'accès à ce module. Voir SharePoint.
- Bibliothèque — l'espace de rangement des fichiers à l'intérieur du site.
- Dossier Parent — le dossier de la bibliothèque sur lequel la vignette s'ouvre. « Racine de la bibliothèque » ouvre le premier niveau.
- Image du dossier — l'illustration de la vignette. Facultative : sans elle, une icône de dossier est affichée.
Comment faire
Ouvrir la page
- Dans le menu latéral, ouvrez « Ressources Humaines », puis « Administration ».
- Cliquez sur « Gérer les procédures RH ».
La page « Gestion des dossiers SharePoint pour rh » s'ouvre. Elle liste les dossiers déclarés, avec leur nombre à côté de « Liste des dossiers ». Tant qu'aucun dossier n'existe, elle affiche « Aucun dossier trouvé pour rh » et « Commencez par ajouter votre premier dossier SharePoint via le bouton ci-dessus. »
Déclarer un dossier
- Cliquez sur « Ajouter un dossier ».
- Dans « Ajouter un dossier SharePoint », renseignez le « Titre ». Il devient le nom de la vignette et l'en-tête de la page du dossier.
- Renseignez la « Description » si vous voulez un texte sous le titre.
- Ouvrez « Site SharePoint » et choisissez le site. La liste met un instant à se remplir : « Chargement des sites... ».
- Ouvrez « Bibliothèque » et choisissez la bibliothèque de documents. Elle reste inactive tant qu'aucun site n'est choisi : « Sélectionnez d'abord un site ».
- Ouvrez « Dossier Parent (Racine par défaut) » et choisissez le dossier de départ, ou laissez « Racine de la bibliothèque ».
- Cliquez sur « Changer l'image » pour illustrer la vignette, puis choisissez un fichier image de 2 Mo au plus. Le message « Image uploadée avec succès » confirme l'envoi.
- Cliquez sur « Créer ».
Le message « Dossier créé avec succès » s'affiche et la vignette apparaît sur « Procédures RH ».
Modifier un dossier
- Sur la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne, puis cliquez sur « Modifier ».
- Corrigez les champs voulus.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Le message « Dossier mis à jour avec succès » s'affiche.
Changer le site remet à zéro la bibliothèque et le dossier parent : il faut les choisir à nouveau. Changer la bibliothèque remet à zéro le dossier parent.
Supprimer un dossier
- Sur la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne, puis cliquez sur « Supprimer ».
- La fenêtre « Supprimer ce dossier ? » rappelle : « Cette action est définitive : le dossier ... sera supprimé de manière irréversible. »
- Cliquez sur le bouton de confirmation, qui reprend le nom du dossier.
Le message « Le dossier a été supprimé avec succès. » s'affiche et la vignette disparaît de « Procédures RH ». Les fichiers, eux, restent intacts dans SharePoint : seule la vignette est supprimée.
Référence
Champs du formulaire
| Champ | Obligatoire | Remarques |
|---|---|---|
| Titre | Oui | Nom de la vignette et en-tête de la page du dossier |
| Description | Non | Affichée sous le titre de la vignette |
| Site SharePoint | Oui | Choisi dans la liste des sites de votre compte Microsoft |
| Bibliothèque | Oui | Dépend du site choisi |
| Dossier Parent (Racine par défaut) | Non | Pré-réglé sur « Racine de la bibliothèque » |
| Image du dossier | Non | Fichier image, 2 Mo au plus |
Messages de validation et d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Le titre est requis » | Titre vide |
| « Le site ID est requis » | Aucun site choisi |
| « Le library ID est requis » | Aucune bibliothèque choisie |
| « Erreur lors de la récupération des sites » | La liste des sites n'a pas pu être chargée |
| « Erreur lors de la récupération des bibliothèques » | La liste des bibliothèques n'a pas pu être chargée |
| « Erreur lors de la récupération des dossiers » | La liste des dossiers n'a pas pu être chargée |
| « Aucune bibliothèque trouvée pour ce site. » | Le site choisi n'expose aucune bibliothèque |
| « Aucun sous-dossier trouvé dans la racine de cette bibliothèque. » | La bibliothèque n'a que des fichiers au premier niveau |
| « Veuillez sélectionner une image valide » | Le fichier choisi n'est pas une image |
| « L'image ne doit pas dépasser 2MB » | Image trop lourde |
| « Une erreur est survenue lors de la suppression du dossier » | La suppression a échoué |
| « Dossier introuvable » | Le dossier visé n'existe plus |
Ce que déclarer un dossier ne fait pas
| Effet | Réalité |
|---|---|
| Copier les fichiers dans Deltia | Non, ils restent dans SharePoint |
| Donner accès aux fichiers | Non, les autorisations SharePoint continuent de s'appliquer |
| Rendre le dossier modifiable depuis Deltia | Non, la consultation est en lecture seule |
| Suivre les renommages faits dans SharePoint | Non, un dossier renommé ou déplacé rend la vignette inopérante |
Un utilisateur qui n'a pas accès au dossier dans SharePoint voit la vignette, mais son ouverture affiche « Accès refusé : vous n'avez pas les droits nécessaires sur cette ressource SharePoint. »
Questions fréquentes
Pourquoi la liste des sites reste-t-elle vide ? Deux causes possibles. Soit votre compte Microsoft n'est pas rattaché à votre compte Deltia : reconnectez-vous avec « Se connecter avec Microsoft », voir Connexion. Soit votre compte n'a pas accès au module « Sharepoint », qui fournit la liste des sites et des bibliothèques de ce formulaire ; demandez cet accès à un administrateur de l'organisation. Voir SharePoint.
Puis-je choisir l'ordre des vignettes sur « Procédures RH » ? Non, l'ordre d'affichage n'est pas réglable depuis le formulaire.
Puis-je pointer directement sur un sous-dossier de deuxième niveau ? Non. La liste « Dossier Parent » ne propose que les dossiers situés à la racine de la bibliothèque, plus la racine elle-même. Les niveaux inférieurs se parcourent depuis la vignette.
Que se passe-t-il si le dossier est renommé dans SharePoint ? La vignette continue de désigner l'ancien nom et son ouverture échoue avec « Élément SharePoint introuvable. » Modifiez la vignette pour choisir de nouveau le dossier.
Ces dossiers sont-ils les mêmes que ceux du module « Communication » ? Non. Chaque module tient sa propre liste de dossiers, même si le formulaire se ressemble.