Base documentaire
Accéder aux dossiers de documents partagés de l'organisation depuis le module Communication
À quoi ça sert
La base documentaire donne accès aux documents partagés de l'organisation : modèles, chartes, notes internes, supports de présentation. Chaque dossier est une carte que vous ouvrez pour parcourir et télécharger les fichiers qu'il contient.
Les fichiers ne sont pas stockés dans Deltia : chaque carte pointe vers un dossier SharePoint que l'administrateur du module a déclaré. Deltia en affiche le contenu à chaque ouverture, tel qu'il est à cet instant.
Pour les images, voir Photothèque.
Concepts clés
- Dossier — la carte affichée sur la page « Nos Documents ». Elle porte un titre, une description et une image de vignette choisis par l'administrateur.
- Vignette — l'image de la carte. Quand aucune image n'a été déposée, une icône de dossier la remplace.
- Contenu du dossier — les fichiers et sous-dossiers lus sur SharePoint au moment où vous ouvrez le dossier.
Comment faire
Parcourir les dossiers
- Dans le menu, ouvrez « Communication » puis « Base documentaire ».
- Les dossiers s'affichent en grille, avec leur vignette, leur titre et leur description.
- Cliquez sur une carte pour ouvrir le dossier.
Quand un dossier n'a pas de description, la carte affiche « Ouvrir le dossier » à la place.
Ouvrir un dossier
- Cliquez sur la carte du dossier.
- Le titre et la description s'affichent en haut de la page, suivis du contenu, présenté par défaut en liste.
Voir Consulter un dossier de fichiers pour la navigation, le tri, le changement d'affichage et le téléchargement.
Référence
Ce que la page affiche
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Titre de la page | « Nos Documents » |
| Sous-titre | « Explorez toutes nos documents disponibles pour vos communications. » |
| Grille | Une carte par dossier déclaré pour la base documentaire |
Contrairement à la photothèque, cette page ne comporte pas de champ de recherche : les dossiers y sont peu nombreux et tous affichés.
Messages
- Aucun dossier déclaré : « Aucun dossier trouvé », puis « Aucun dossier SharePoint n'a été trouvé pour cette page. »
- Chargement impossible : « Erreur », puis « Une erreur inconnue est survenue lors du chargement des dossiers. »
- Dossier dont l'emplacement SharePoint est incomplet : « Erreur », puis « La configuration de ce dossier est incomplète. » Signalez-le à un administrateur du module.
Ce que la base documentaire ne fait pas
- Elle ne permet pas de déposer, de renommer ni de supprimer un fichier : le contenu se gère depuis SharePoint.
- Elle ne cherche pas dans les noms de fichiers ni dans leur contenu.
Questions fréquentes
Comment ajouter un document à un dossier ?
Déposez-le dans le dossier SharePoint correspondant. Il apparaît dans Deltia à la prochaine ouverture du dossier.
Comment ajouter un nouveau dossier à la liste ?
C'est une action d'administration du module : voir Gérer les dossiers Photos et Documents.
Puis-je rechercher un document dans toute la base ?
Non. La page liste les dossiers sans champ de recherche, et le contenu d'un dossier s'explore en naviguant. Utilisez SharePoint pour une recherche par nom de fichier.
Quelle différence avec les dossiers du module Ressources Humaines ?
Ce sont deux listes distinctes, déclarées séparément par des administrateurs différents. Voir Gérer les dossiers de procédures.