Gérer les dossiers Photos et Documents

À quoi ça sert

La photothèque et la base documentaire n'affichent pas SharePoint dans son ensemble : elles affichent la liste de dossiers que vous déclarez ici. Chaque déclaration désigne un emplacement précis sur SharePoint et lui donne un titre, une description et une vignette destinés aux lecteurs.

C'est donc l'outil qui décide de ce qui est mis à disposition, et sous quel nom. Le contenu, lui, reste entièrement géré sur SharePoint : Deltia ne fait que l'afficher.

L'accès demande le rôle administrateur sur le module Communication.

Concepts clés

• Site SharePoint — le site d'où provient le dossier. La liste des sites disponibles est chargée depuis SharePoint à l'ouverture de la fenêtre.
• Bibliothèque — l'espace de stockage du site choisi. Un site en contient généralement plusieurs.
• Dossier parent — l'endroit exact à afficher dans la bibliothèque : sa racine, ou l'un des dossiers situés directement sous cette racine.
• Image du dossier — la vignette de la carte affichée aux lecteurs. Elle est facultative : sans elle, une icône de dossier apparaît.
• Onglet — « Photos » alimente la photothèque, « Documents » alimente la base documentaire. Un dossier appartient à l'un ou à l'autre, selon l'onglet depuis lequel il a été créé.

Comment faire

Ouvrir la gestion des dossiers

1. Dans le menu, ouvrez « Communication » puis « Administration ».
2. Choisissez l'onglet « Photos » ou « Documents ».

Le tableau « Gestion des dossiers SharePoint pour photos » — ou « ... pour documents » selon l'onglet — affiche les dossiers déjà déclarés, avec leur nombre à côté du titre. S'il n'y en a aucun, la page affiche « Commencez par ajouter votre premier dossier SharePoint via le bouton ci-dessus. »

Déclarer un dossier

1. Cliquez sur « Ajouter un dossier ». La fenêtre « Ajouter un dossier SharePoint » s'ouvre et la liste des sites se charge.
2. Saisissez le « Titre » : c'est le nom que verront les lecteurs.
3. Renseignez la « Description » si vous le souhaitez. Sans description, la carte affichera « Ouvrir le dossier ».
4. Choisissez le « Site SharePoint ».
5. Choisissez la « Bibliothèque ». La liste ne se remplit qu'une fois le site sélectionné.
6. Choisissez le « Dossier Parent (Racine par défaut) » : « Racine de la bibliothèque » pour tout afficher, ou l'un des sous-dossiers proposés.
7. Ajoutez une vignette avec « Changer l'image » si vous le souhaitez.
8. Cliquez sur « Créer ».

Le dossier apparaît aussitôt dans le tableau et dans la page consultée par les utilisateurs.

Modifier un dossier

1. Sur la ligne du dossier, ouvrez le menu en fin de ligne.
2. Choisissez « Modifier ».
3. Changez le titre, la description, l'emplacement ou l'image.
4. Cliquez sur « Mettre à jour ».

Changer le site oblige à choisir de nouveau la bibliothèque puis le dossier parent : les deux listes sont réinitialisées.

Remplacer la vignette d'un dossier

1. Ouvrez le dossier avec « Modifier ».
2. Cliquez sur « Changer l'image » et choisissez un fichier image.
3. L'aperçu se met à jour et « Image uploadée avec succès » confirme l'envoi.
4. Cliquez sur « Mettre à jour » pour enregistrer le dossier.

L'image est envoyée dès sa sélection, mais elle n'est associée au dossier qu'à l'enregistrement.

Supprimer un dossier

1. Sur la ligne du dossier, ouvrez le menu en fin de ligne.
2. Choisissez « Supprimer ».
3. La fenêtre « Supprimer ce dossier ? » rappelle que « Cette action est définitive ». Confirmez avec « Supprimer le dossier ».

Le message « Dossier supprimé avec succès » s'affiche et la carte disparaît de la photothèque ou de la base documentaire. Aucun fichier n'est supprimé sur SharePoint : seule la déclaration faite dans Deltia est retirée. Pour remettre le dossier à disposition, il faut le déclarer de nouveau.

Référence

Champs de la fenêtre

Le formulaire ne peut pas être envoyé tant que le titre, le site, la bibliothèque et le dossier parent ne sont pas renseignés.

Colonnes du tableau

Messages

Conditions et limites

• Le chargement de la liste des sites et des bibliothèques passe par SharePoint et demande l'accès au module « Sharepoint ». Sans cet accès, un message d'erreur s'affiche sous « Site SharePoint » et aucun site n'est proposé : la déclaration d'un dossier devient impossible.
• Seuls les sous-dossiers situés directement sous la racine de la bibliothèque sont proposés comme dossier parent. Pour un niveau plus profond, déclarez la racine et laissez les lecteurs naviguer.
• Un dossier créé depuis l'onglet « Photos » ne peut pas être déplacé vers « Documents », ni l'inverse : supprimez-le et déclarez-le depuis l'autre onglet.
• L'ordre d'affichage des cartes n'est pas réglable.
• La suppression d'un dossier ne touche jamais aux fichiers hébergés sur SharePoint.

Questions fréquentes

Un dossier supprimé peut-il être restauré ?

Non, la déclaration est perdue. Il faut la refaire : titre, description, emplacement et vignette. Les fichiers, eux, n'ont pas bougé sur SharePoint.

Puis-je choisir l'ordre des dossiers dans la photothèque ?

Non. Aucun champ ne permet de classer les cartes.

Puis-je afficher le même dossier SharePoint dans les Photos et dans les Documents ?

Oui : déclarez-le deux fois, une fois depuis chaque onglet. Les deux déclarations sont indépendantes et peuvent porter des titres et des vignettes différents.

Les lecteurs verront-ils tous les fichiers du dossier que je déclare ?

Ils verront ce que leurs propres droits SharePoint les autorisent à voir. Un utilisateur sans droit sur l'emplacement obtient un message d'accès refusé à la place du contenu. Voir Consulter un dossier de fichiers.

Pourquoi les lecteurs ne peuvent-ils rien déposer dans ces dossiers ?

Parce que l'affichage est en lecture seule dans Deltia. Les dépôts se font depuis SharePoint, avec les droits d'écriture correspondants.